Alle eigenschappen van concepten

Alle eigenschappen van de hoofdconcepten van Triniti Calipso op een rijtje.

Mijn bedrijf (tenant)

De tenant is je bedrijf in Triniti Calipso: de omgeving waarin al je gegevens staan. De instellingen vind je als eigenaar onder Mijn account → Mijn bedrijf.

Tenant id: Dit is de unieke identificatie van je tenant. Hiernaar kan gevraagd worden als je ondersteuning vraagt.
Naam: Dit is de naam van de omgeving, deze kun je op ieder moment aanpassen.
Bedrijfslogo: Dit is het logo dat gebruikt wordt in de omgeving. Het staat ook in de Excel-exports.
Standaard uurloon: Dit uurloon wordt gebruikt als standaard uurloon voor alle werknemers in jouw bedrijf. Bij het uitnodigen van een nieuwe werknemer is het natuurlijk nog mogelijk om het loon aan te passen waar nodig.
Draft modus voor werkuren ingeschakeld?: Als deze optie is aangezet, kunnen uren als concept worden opgeslagen en later worden ingediend. Een concept gaat nog niet naar goedkeuring, accordering of facturatie. Zie Werkuren.
Locaties voor werkuren ingeschakeld?: Als deze optie is aangezet, kun je een locatie kiezen bij je werkuren. Locaties zijn handig om te onderscheiden waar je werkt, bijvoorbeeld bij een project of bij een bepaalde klant.
Interne goedkeuring standaard aan voor nieuwe projecten?: Als deze optie is aangezet, krijgen nieuwe projecten standaard interne goedkeuring (Team en Pro). Bestaande projecten veranderen niet. Zie Uren goedkeuren en accorderen.

Klant

Het concept klant is het bedrijf waarvoor je werkt en je uiteindelijk ook betaald (als het goed is).

Naam: De naam of bedrijfsnaam van de klant.
Klant code: De klant code is een korte omschrijving of codering die je aan je klant geeft, deze zie je vervolgens terug in de overzichten en samenvattingen.
Contact email: Een algemeen e-mailadres waarmee je contact zou kunnen opnemen met de klant.
Contact telefoonnummer: Het algemene telefoonnummer waarmee je contact zou kunnen opnemen met de klant.
Betaalgegevens: Hierin kun je kwijt waarmee of hoe de klant je betaald, Triniti Calipso doet verder niets met deze gegevens.
Uren accorderen ingeschakeld?: Door deze optie aan te zetten, accorderen klantgebruikers van deze klant de uren voordat ze gefactureerd worden (Pro).

Klantgebruiker

Dit is een persoon binnen het bedrijf waar je voor werkt (klant). Deze persoon kan dan jouw uren in Triniti Calipso bekijken. Zo heeft het bedrijf een duidelijk overzicht van jouw gewerkte uren. Als de optie is aangezet bij de klant, accordeert deze ook je uren. Klantgebruikers zijn beschikbaar in Pro en zijn gratis.

Klant: Dit is de klant waaraan de gebruiker zit gekoppeld.
Naam: De naam van de klantgebruiker.
E-mailadres: Het e-mailadres waarmee de klantgebruiker inlogt.
Rol: Hierin kun je een rol specificeren van de klantgebruiker. Bijvoorbeeld 'projectbeheerder'. Deze kan de klantgebruiker niet zien.
Functie: Hierin kun je de functie specificeren van de klantgebruiker. Bijvoorbeeld 'administratief medewerker'. Deze kan de klantgebruiker niet zien.

Medewerker

Een medewerker is een persoon die uren kan registreren voor de tenant van Triniti Calipso. Wie de omgeving aanmaakt, is de eigenaar en is automatisch ook medewerker.

Naam: De naam van de medewerker.
Basis uurloon: Door dit correct aan te geven per medewerker, kun je een gedetailleerd kosten/baten overzicht genereren in combinatie met de kosten van een project. Geef hier het maximale uurloon op van de medewerker als deze meerdere lonen heeft. Per project kun je een alternatief loon opgeven per medewerker.
Standaard locatie: Selecteer hier de standaard locatie waarmee de medewerker werkt. Deze locatie heeft prioriteit bij het invullen van jouw kilometerregistratie.

Project

Een project is het concept van een klant, waarop medewerkers gezet kunnen worden en waarop de werkuren uiteindelijk geregistreerd worden. Werkt een klant niet op projectbasis, maar maak je gewoon uren, voer dan een algemene term in als project, zoals 'Algemeen'.

Project code: De projectcode is een korte omschrijving of codering die je aan je project geeft, deze zie je vervolgens terug in de overzichten en samenvattingen.
Naam: De uitgebreidere naam van het project.
Kleur: Geef het project een kleur, deze wordt gebruikt in de overzichten en samenvattingen, zodat je makkelijk en snel het project kan herkennen.
Startdatum: De startdatum van het project. Deze kan niet worden gewijzigd nadat het project is aangemaakt en wordt gebruikt om de grafieken en statistieken te genereren.
(verwachte) Einddatum: De verwachte einddatum van het project. Belangrijk om in te voeren, want deze wordt ook gebruikt om de grafieken en statistieken te genereren, zodat je goed inzicht hebt in de voortgang van het project.
Status: Of het project Actief, On hold of Gesloten is. De status Inactief zet Triniti Calipso zelf als je pakket te weinig actieve projecten toelaat; zo'n project is alleen-lezen. Als het project niet actief is, komt deze onderaan de projectenlijst, kunnen medewerkers geen uren meer hiervoor registreren en komt deze niet meer terug op de dashboards.
Zijn reiskosten factureerbaar: Als deze optie is aangezet, dan kan worden aangegeven dat reiskosten factureerbaar zijn. Deze optie staat standaard uit.
Zijn de uren factureerbaar: Als deze optie is aangezet, dan kan worden aangegeven dat de uren factureerbaar zijn. Deze optie staat standaard aan. Als deze optie is uitgeschakeld, dan kunnen uren niet meer als factureerbaar worden aangemerkt; uren die al factureerbaar waren blijven dat wel, en factureerbaarheid uitzetten op een uur kan altijd.
Afrondingsinterval (tijd): Kies het interval waarop tijden worden afgerond, bijvoorbeeld op 5 minuten of 15 minuten, of hele uren.
Contract Type: Hierin kun je een contract type specificeren. Dit kan een van de volgende opties zijn, hieronder uitgewerkt:
- Vaste prijs: Als het project op offertebasis is van een vaste prijs.
- Tijd & materiaal: Als het project op uurbasis is en je achteraf de uren en/of materiaal rekent.
- Tijd & materiaal (met cap): Als het project op uurbasis is en je achteraf de uren en/of materiaal rekent, maar er een limiet is.
- Retainer (strippenkaart): Als je werkt met een vooraf ingekochte urenbundel.
- Abonnement: Als je werkt met een abonnement. Bijvoorbeeld voor onderhoud, of een SLA, waarin een vast bedrag per periode is, en daar uren van worden verbruikt.
- Intern: Als het project intern is, en er geen externe kosten zijn.

Vaste prijs

Afspraak is een bedrag voor een scope of resultaat. Uren zijn intern vooral voor kostenbewaking en marge.

Uurtarief voor de klant: Het uurtarief wat de klant betaald voor dit project, kan overschreven worden per medewerker.
Totaal budget van de klant voor het project: Het budget wat de klant heeft voor dit project. Vaak de overeengekomen offerte.
Totaal uren budget: Het budget omgerekend in uren voor het project, als van toepassing.
Totaal kosten budget: Het budget voor de kosten voor dit project. Dit kan bijvoorbeeld onder het budget van de klant liggen om te sturen op winst.

Tijd & materiaal

Afspraak is dat alles wordt berekend op basis gewerkte uren en materiaal.

Uurtarief voor de klant: Het uurtarief wat de klant betaald voor dit project, kan overschreven worden per medewerker.
Totaal kosten budget: Het budget voor de kosten voor dit project. Dit kan bijvoorbeeld onder het budget van de klant liggen om te sturen op winst.

Tijd & materiaal (met cap)

Afspraak is dat alles wordt berekend op basis gewerkte uren en materiaal, maar er is een limiet op het aantal uren of materiaal dat kan worden gebruikt.

Uurtarief voor de klant: Het uurtarief wat de klant betaald voor dit project, kan overschreven worden per medewerker.
Totaal kosten budget: Het budget voor de kosten voor dit project. Dit kan bijvoorbeeld onder het budget van de klant liggen om te sturen op winst.
Kosten limiet bedrag: Het afgesproken limietbedrag voor dit project.
Kosten limiet uren: Het afgesproken limiet uren voor dit project.

Retainer (strippenkaart)

Een urenbundel die door een klant is aangeschaft. Over- en onder uren hebben afspraken.

Uurtarief voor de klant: Het uurtarief wat de klant betaald voor dit project, kan overschreven worden per medewerker.
Kosten per periode: De kosten van een strippenkaart per periode.
Inbegrepen uren per periode: De uren die zijn ingebundeld in de strippenkaart.
Periode: De periode van de strippenkaart. (maand, kwartaal of jaar)
Overschrijdingsbeleid: Het overschrijdingsbeleid voor de strippenkaart voor als er meer dan het aantal uren van de strippenkaart wordt gebruikt. (factureerbaar, niet factureerbaar, na akkoord)
Overschrijdingsuurloon: Het uurloon naar de klant dat wordt toegepast als er meer dan het aantal uren van de strippenkaart wordt gebruikt en deze factureerbaar zijn.

Abonnement

Als je werkt met een abonnement. Bijvoorbeeld voor onderhoud, of een SLA, waarin een vast bedrag per periode is.

Uurtarief voor de klant: Het uurtarief wat de klant betaald voor dit project, kan overschreven worden per medewerker.
Kosten per periode: De kosten van het abonnement per periode.
Inbegrepen uren per periode: De uren die zijn ingebundeld per periode in het abonnement.
Periode: De periode van het abonnement. (maand, kwartaal of jaar)
Overschrijdingsbeleid: Het overschrijdingsbeleid voor het abonnement voor als er meer uren worden gemaakt dan in het abonnement zijn afgesproken. (factureerbaar, niet factureerbaar, na akkoord)
Overschrijdingsuurloon: Het uurloon naar de klant dat wordt toegepast als er meer dan het aantal uren van het abonnement wordt gebruikt en deze factureerbaar zijn.

Intern

Als het project intern is.

Uren budget: Het budget omgerekend in uren voor het project, als van toepassing.
Totaal kosten budget: Het budget voor de kosten voor dit project.

Overige opties

Bij project aanmaken:

Alle medewerkers toevoegen na het aanmaken: Als deze optie wordt aangezet, dan wordt bij het aanmaken van het project automatisch alle actieve medewerkers toegevoegd aan het project als medewerker met het ingevulde uurloon. Als deze optie wordt uitgezet, dient na het aanmaken van het project de medewerkers handmatig te worden toegevoegd.

In de projectinstellingen:

Taken: Taken groeperen de uren binnen een project, bijvoorbeeld Ontwerp of Bouw. Medewerkers kiezen optioneel een taak bij het schrijven van uren. In de statistieken zie je per taak de uren, kosten en het bedrag. Wijzigingen worden direct opgeslagen.
Interne goedkeuring (blok Goedkeuring): Als deze optie is aangezet, keurt de eigenaar de uren van medewerkers eerst zelf goed voordat ze naar de klant of de facturatie gaan (Team en Pro).

Met de Stripe-koppeling wordt elk project automatisch een product in Stripe.

Medewerker op project / team op project

De naam zegt het al, dit zijn de medewerkers op een project. Hiervoor zijn per project en medewerker de volgende eigenschappen:

Medewerker: De naam van de medewerker op het project.
Project Code: De projectcode van het project waaraan de medewerker werkt.
Uurloon medewerker: Het uurloon van de medewerker op dit project. (kan anders zijn dan het uurloon van de medewerker)
Uurtarief voor de klant: Het uurtarief wat de klant betaald voor dit project.
Kilometer vergoeding: De kilometervergoeding die voor dit project en deze medewerker is aangewezen.

Locatie

Een locatie is een adres waar een medewerker zijn uur op kan registreren. Locaties kunnen worden aangemaakt op een medewerker en op een klant. Als een medewerker een thuislocatie heeft ingevoerd en er is een klant locatie, dan wordt bij het invoeren van een werkuur automatisch de kilometers berekend, zoals deze over de openbare weg zou gereden kunnen worden.

Naam/omschrijving: De naam of omschrijving van de locatie. Denk hierbij aan bijvoorbeeld 'Thuis' of 'Kantoor'.
Postcode: De postcode van de locatie.
Huisnummer: Het huisnummer van de locatie.
Straat: De straat van de locatie. (Wordt opgehaald op basis van de combinatie postcode/huisnummer)
Stad: De stad/plaats van de locatie. (Wordt opgehaald op basis van de combinatie postcode/huisnummer)
Land: Het land waarin het adres zich bevindt.

Werkuur

Het werkuur is de kern van Triniti Calipso. Hierin worden de daadwerkelijke uren geregistreerd die een medewerker op een project maakt. Ook kunnen hierin data als parkeerkosten, afgelegde kilometers en vergoeding worden bijgehouden.

Medewerker: De medewerker die dit werkuur heeft geregistreerd.
Project: Het project waarop dit werkuur is geregistreerd.
Locatie: (Als locaties aanstaan onder Mijn account → Mijn bedrijf) De locatie waar het werk heeft plaatsgevonden.
Datum: De datum waarop dit werkuur heeft plaatsgevonden.
Taak: (Als het project taken heeft) De taak waaraan is gewerkt.
Zijn de uren factureerbaar: Geeft aan of de uren van dit werkuur factureerbaar zijn. Volgt standaard de instelling van het project.
Start tijd en eind tijd, of uren: Afhankelijk van de instelling van je omgeving vul je een start- en eindtijd of het aantal uren in.
Omschrijving: De omschrijving van het werkuur, wat is er gedaan.
Parkeerkosten: De eventuele gemaakte parkeerkosten.
Uurloon: Het uurloon van de medewerker op dit werkuur.

Bij bewerken van een werkuur:

Factuur id en Factuur Nr (alleen eigenaar): Hier zet je de factuurgegevens op het werkuur als je het zelf hebt gefactureerd. Factureer je via Moneybird of Stripe, dan gebeurt dat automatisch.

Auto (voertuig)

Een auto is een eigen voertuig van een gebruiker of een bedrijfsvoertuig dat aan medewerkers is toegewezen. Het voertuig wordt gebruikt bij het registreren van ritten. Zie Wagenpark.

Kenteken: Het kenteken van de auto.
Merk: Het merk van de auto.
Model: Het model van de auto.
Wordt deze auto actief gebruikt?: Alleen actieve auto's kun je kiezen bij een nieuwe rit.
Is dit jouw huidige auto?: Dit maakt de auto je huidige en wordt standaard geselecteerd bij het toevoegen van kilometers en in het overzicht.
Delen met de eigenaar (eigen auto van een medewerker): De eigenaar ziet dan de zakelijke ritten en statistieken in het wagenpark. Privékilometers alleen als totaal.
Medewerkers (bedrijfsvoertuig): De medewerkers die het voertuig gebruiken.
Wordt deze auto alleen zakelijk gebruikt?: Deze optie is voor standaard zakelijk auto's, hiermee kunnen geen privékilometers worden geregistreerd.

Kilometer registratie

Op een auto kunnen kilometers worden geregistreerd. Deze kunnen gebruikt worden om kilometer vergoeding uit te keren of een overzicht te creëren voor de belastingdienst als het om een zakelijke auto gaat.

Triptype: Of het om een zakelijke of privé rit gaat.
Datum: De datum waarop de rit is gereden.
Project: Voor welk eventueel project de rit is gemaakt.
Startlocatie: De locatie waarvandaan de rit is vertrokken.
Eindlocatie: De bestemming van de rit. De locaties zijn optioneel, maar kunnen je helpen om het aantal kilometers uit te rekenen. Deze worden opgevraagd bij Google Maps op basis van de adressen.
Start km-stand: De start kilometerstand van de auto bij aanvang van de rit. Standaard wordt de laatst geregistreerde kilometerstand van de auto gepakt. Controleer deze altijd.
Eind km-stand: De eind kilometerstand van de auto bij eind van de rit. Als kilometers worden ingevuld of worden opgevraagd bij Google Maps, wordt automatisch de eind kilometerstand berekend. Controleer deze altijd.
Kilometers: De gereden kilometers, deze wordt berekend als start- en eind kilometerstand wordt ingevoerd of de rit wordt opgevraagd bij Google Maps. Controleer deze altijd.
Privé omgereden (bij uitgebreide kilometer registratie type): De hoeveelheid kilometers die privé zijn omgereden voor de zakelijke rit.
Omschrijving: Eventuele omschrijving bij de rit.
Kilometervergoeding (bij eigen registratie): Als het om een privé auto gaat, de kilometervergoeding van de rit. (wordt overgenomen uit het project als die geselecteerd is)