Projecten - Docs

Binnen Triniti Calipso vormen projecten de basis van je planning, urenregistratie, budgetbewaking en facturatie. Op deze pagina lees je hoe het projecten overzicht werkt, hoe je projectinformatie interpreteert en hoe je risico's, budgetten en factureerbaarheid goed begrijpt.

Introductie

Een project in Triniti Calipso is de plek waar medewerkers hun uren op registreren, waar budgetten op bewaakt worden en waar je voortgang en rendement kunt volgen. Een project is meestal gekoppeld aan een klant, maar kan ook intern gebruikt worden voor bijvoorbeeld overleg, administratie, innovatie of onderhoud.

Het projectenoverzicht geeft je snel inzicht in:

welke projecten actief zijn;
voor welke klanten projecten lopen;
welke contractvorm op een project van toepassing is;
hoeveel risico een project op dit moment heeft;
of projecten binnen budget blijven;
of uren factureerbaar zijn of juist niet.

Deze pagina helpt je om dat overzicht goed te lezen en beter te begrijpen wat de informatie betekent.

1. Projecten overzicht gebruiken

Het projectenoverzicht is bedoeld om snel grip te krijgen op alle lopende en afgeronde projecten. Afhankelijk van je inrichting kun je projecten gegroepeerd bekijken, filteren en openen voor verdere bewerking.

Wat je in het overzicht ziet

In het overzicht krijg je per klant of projectgroep een verzameling projecten te zien. Daarbij kun je meestal denken aan:

de naam van de klant;
de naam van het project;
de project code;
de status van het project;
de contractvorm;
de looptijd van het project;
de actuele risicoscore;
aanvullende indicatoren zoals teamgrootte of budgetinformatie.

Dit maakt het overzicht geschikt voor dagelijks gebruik door admins, projectverantwoordelijken en planners.

Groeperen van projecten

Projecten kunnen op verschillende manieren worden weergegeven, bijvoorbeeld:

Per klant: handig als je vooral klantgericht werkt;
Alle projecten: handig als je snel door alle projecten heen wilt zoeken;
Alle klanten: handig als je klantgroepen of projectclusters wilt bekijken.

De keuze voor een weergave hangt af van hoe je organisatie werkt. Werk je met veel klanten tegelijk, dan is groeperen per klant vaak het meest overzichtelijk. Werk je vooral projectmatig over meerdere klanten heen, dan is een totale lijst soms handiger.

Projecten filteren

In het projectenoverzicht kun je vaak filteren op bijvoorbeeld:

klant;
projectstatus;
projecttype of contractvorm;
actieve of gesloten projecten.

Gebruik filters om snel alleen de relevante projecten te tonen. Zeker wanneer er veel projecten bestaan, voorkomt dit dat je belangrijke signalen mist.

Een project openen

Door een project te openen krijg je toegang tot de detailinformatie en de bewerkopties. Daar kun je bijvoorbeeld:

algemene projectgegevens aanpassen;
medewerkers toevoegen of verwijderen;
budgetten controleren;
instellingen rondom factureerbaarheid wijzigen;
beter onderzoeken waarom een project een bepaalde risicoscore heeft.

Wanneer gebruik je het projectenoverzicht?

Het projectenoverzicht is vooral nuttig voor:

het controleren van actieve projecten;
het signaleren van projecten die aandacht nodig hebben;
het openen van projecten voor beheer;
het vergelijken van meerdere projecten tegelijk;
het monitoren van voortgang per klant of team.

2. Projectkaart of projecttegel lezen

Binnen het overzicht worden projecten vaak weergegeven als kaart of tegel. Zo'n kaart geeft in één oogopslag de belangrijkste projectinformatie weer.

Welke informatie staat meestal op een projectkaart?

Een projectkaart bevat meestal een combinatie van de volgende onderdelen:

projectnaam;
project code;
status;
contract type;
periode of looptijd;
risicoscore;
eventueel teaminformatie of aanvullende kengetallen.

Projectnaam en project code

De projectnaam is de leesbare naam van het project. De projectcode is de korte interne of administratieve code die je terugziet in overzichten, exports en samenvattingen.

Samen helpen deze je om snel te herkennen om welk project het gaat.

Status van een project

De status geeft aan in welke fase een project zich bevindt. Veelvoorkomende statussen zijn:

Actief: het project is in gebruik en medewerkers kunnen hierop registreren;
On hold: het project is tijdelijk gepauzeerd;
Inactief of Gesloten: het project loopt niet meer en is meestal niet meer beschikbaar voor nieuwe registraties.

De status is belangrijk, omdat deze direct invloed kan hebben op zichtbaarheid, urenregistratie en rapportage.

Contract type

Het contract type laat zien op welke manier het project financieel is ingericht. Bijvoorbeeld:

vaste prijs;
tijd en materiaal;
tijd en materiaal met limiet;
strippenkaart;
abonnement;
intern.

Dit helpt om het project sneller te duiden. Een intern project heeft bijvoorbeeld een heel ander karakter dan een project met een klantbudget of een abonnement.

Periode of looptijd

De weergegeven periode laat meestal zien vanaf wanneer een project loopt en tot wanneer het gepland is. Dit helpt je om te beoordelen:

of het project nog actueel is;
of een deadline nadert;
of een project mogelijk over tijd loopt.

Risicoscore op de kaart

Als een projectkaart een risicoscore toont, is dat een snelle indicatie van hoeveel aandacht een project nodig heeft.

Een lage score betekent meestal dat er op dit moment weinig opvallende signalen zijn. Een hogere score betekent dat het systeem meerdere waarschuwingen ziet, bijvoorbeeld rond budget, marge, factureerbaarheid of planning.

De score is bedoeld als hulpmiddel om sneller prioriteiten te stellen.

Waarom de projectkaart nuttig is

Een projectkaart is vooral bedoeld voor snelle beoordeling. Zonder een project eerst volledig te openen kun je al zien:

wat voor type project het is;
of het project actief is;
of er een risico lijkt te zijn;
of de looptijd nog klopt;
of dit project mogelijk extra aandacht vraagt.

3. Projectrisico en risicoscore

De risicoscore helpt om projecten te signaleren die mogelijk financiële, operationele of planningsproblemen hebben. Het is een hulpmiddel om sneller te zien waar aandacht nodig is.

Wat is een risicoscore?

De risicoscore is een samengestelde score van 0 tot 100. Hoe hoger de score, hoe meer signalen er zijn dat het project risico loopt.

De score wordt opgebouwd uit meerdere waarschuwingen. Een project kan dus meerdere risico's tegelijk hebben. Die worden bij elkaar opgeteld tot een totaalscore.

Hoe moet je de score lezen?

Een praktische interpretatie is:

0 tot 19: laag risico;
20 tot 49: aandacht nodig;
50 tot 79: hoog risico;
80 tot 100: kritisch.

Dit is vooral bedoeld als managementsignaal. De score is geen definitief oordeel, maar een hulpmiddel om sneller te zien waar je moet kijken.

Welke soorten risico's kunnen meetellen?

De score kijkt in grote lijnen naar drie gebieden:

financieel;
operationeel;
planning en voortgang.

Financiële signalen

Een project kan risicopunten krijgen als bijvoorbeeld:

het urenbudget is overschreden;
het klantbudget is overschreden;
het interne kostenbudget is overschreden;
een afgesproken limiet bijna is bereikt;
de marge te laag wordt;
de kosten hoger worden dan de opbrengsten;
er veel oude ongefactureerde uren openstaan;
het ongefactureerde bedrag hoog oploopt.

Operationele signalen

Een project kan ook risico tonen als:

het maandbudget sneller wordt verbruikt dan verwacht;
het urenverbruik in de huidige periode te hoog is;
het omzetbudget van de huidige maand wordt overschreden;
het interne maandbudget wordt overschreden;
er relatief veel niet-factureerbare uren op een factureerbaar project worden geschreven.

Signalen rond planning

Ook de planning speelt mee. Bijvoorbeeld als:

een project over de einddatum heen is;
een deadline binnenkort afloopt;
een project nog actief is terwijl de einddatum al verstreken is.

Voorbeelden van waarschuwingen

Voorbeelden van meldingen die een risicoscore kunnen verhogen zijn:

Budget uren overschreden
Budget bedrag overschreden
Budget kosten overschreden
Cap naderend
Cap bijna bereikt
Lage marge
Project staat in de min
Oude ongefactureerde uren
Hoog ongefactureerd bedrag
Project over datum
Deadline nadert

Belangrijke nuance

Een hoge risicoscore betekent niet automatisch dat een project mislukt of verliesgevend is. De score is bedoeld om te signaleren dat nader onderzoek verstandig is.

Soms is een hoge score logisch, bijvoorbeeld:

als een project bewust de einddatum overschrijdt in afwachting van een verlenging;
als extra uren al mondeling zijn goedgekeurd maar nog niet verwerkt;
als facturatie later plaatsvindt door een interne planning.

Gebruik de score daarom altijd samen met inhoudelijke kennis van het project.

Hoe gebruik je de risicoscore goed?

Gebruik de score als startpunt voor controle:

open het project;
bekijk welke waarschuwingen zichtbaar zijn;
controleer budgetten, uren en factureerbaarheid;
bespreek de situatie met de projectverantwoordelijke;
bepaal of actie nodig is.

Mogelijke acties bij een hoge score

Bij een verhoogde risicoscore kun je denken aan acties zoals:

budgetten herzien;
extra uren afstemmen met de klant;
factureerbaarheid controleren;
openstaande uren sneller factureren;
de einddatum of projectstatus bijwerken;
medewerkers of tarieven opnieuw beoordelen;
maandbudgetten aanpassen aan de werkelijkheid.

4. Projectbudgetten en maandbudgetten begrijpen

Budgetten zijn essentieel om te bepalen of een project nog binnen de gemaakte afspraken valt. Binnen projecten kun je meerdere soorten budgetten gebruiken.

Waarom zijn budgetten belangrijk?

Met budgetten kun je bewaken:

hoeveel uren er besteed mogen worden;
hoeveel omzet bij de klant past;
hoeveel interne kosten acceptabel zijn;
of de voortgang nog past binnen de planning;
of het project nog voldoende marge oplevert.

Welke budgetten zijn er?

Afhankelijk van het projecttype kun je onder andere te maken krijgen met:

totaal urenbudget;
totaal klantbudget;
totaal intern kostenbudget;
periodieke of maandelijkse budgetten;
limieten, bijvoorbeeld bij tijd en materiaal met cap.

Totaalbudgetten

Totaalbudgetten gelden over de volledige looptijd van het project.

Voorbeelden:

maximaal aantal uren over het hele project;
totaalbedrag voor de klant;
maximaal intern kostenbudget.

Deze budgetten zijn vooral belangrijk voor de totale financiële beoordeling van een project.

Maandbudgetten of periodieke budgetten

Naast totaalbudgetten kan ook worden gekeken naar wat er in de huidige maand of huidige periode gebeurt.

Dat is belangrijk omdat een project op totaalniveau nog gezond kan lijken, terwijl het in de huidige maand al te snel budget verbruikt.

Voorbeelden van signalen:

deze maand zijn al meer uren gemaakt dan gepland;
deze maand ligt de omzet hoger dan verwacht;
deze maand zijn de interne kosten te hoog;
het project loopt qua verbruik voor op de planning.

Waarom een project risico kan tonen terwijl het totaalbudget nog niet is overschreden

Dat gebeurt wanneer de actuele maand of periode uit de pas loopt.

Bijvoorbeeld:

het project heeft nog voldoende totaalbudget;
maar in de huidige maand is al meer dan 80% of 100% van het maandbudget gebruikt;
daardoor ontstaat een vroeg signaal dat het project mogelijk later in de problemen komt.

Dit is juist waardevol, omdat je dan eerder kunt bijsturen.

Budgetten gebruiken in de praktijk

Gebruik budgetten niet alleen als administratieve invoer, maar als stuurmiddel. Controleer regelmatig:

hoeveel uren er al zijn geschreven;
hoeveel omzet is opgebouwd;
hoeveel interne kosten zijn gemaakt;
hoe dit zich verhoudt tot de geplande periode;
of de resterende looptijd nog realistisch is.

Wanneer moet je budgetten herzien?

Het kan verstandig zijn budgetten opnieuw te bekijken als:

de scope van het project verandert;
de einddatum opschuift;
er extra medewerkers op het project komen;
de klant aanvullende werkzaamheden vraagt;
een maandbudget structureel niet realistisch blijkt;
de marges onder druk komen te staan.

5. Factureerbaarheid binnen projecten

Factureerbaarheid bepaalt of uren en eventueel kosten mogen worden doorbelast aan de klant. Dit heeft grote invloed op omzet, rapportage en risicobeoordeling.

Wat betekent factureerbaar?

Als uren factureerbaar zijn, betekent dit dat ze in principe kunnen worden doorbelast aan de klant. Als uren niet factureerbaar zijn, tellen ze wel mee in de interne kosten en tijdsbesteding, maar niet als omzet.

Hetzelfde principe kan ook gelden voor reiskosten.

Waarom is dit belangrijk?

Factureerbaarheid bepaalt mede:

hoeveel omzet een project opbouwt;
hoe de marge van een project eruitziet;
of rapportages een realistisch beeld geven;
of een project terecht een risico krijgt op lage opbrengst of hoge kosten.

Factureerbare uren versus niet-factureerbare uren

Bij een factureerbaar project verwacht je meestal dat het grootste deel van de uren ook factureerbaar is. Als er relatief veel niet-factureerbare uren op een factureerbaar project worden geschreven, kan dat wijzen op:

onduidelijke scope;
herstelwerk of correcties;
intern overleg dat niet is doorbelast;
inefficiëntie;
coulance richting de klant;
verkeerd gebruik van de urenregistratie.

Dat hoeft niet altijd verkeerd te zijn, maar het is wel belangrijk om te begrijpen waarom dat gebeurt.

Ongefactureerde uren

Een project kan ook risico lopen wanneer factureerbare uren wel zijn gemaakt, maar nog niet zijn gefactureerd.

Dat is vooral relevant als:

deze uren al lang openstaan;
het totaalbedrag hoog wordt;
facturatieproces vertraging heeft;
uren wel uitvoerbaar waren, maar administratief blijven liggen.

Oude ongefactureerde uren zijn vaak een financieel aandachtspunt, omdat het werk al is gedaan maar de omzet nog niet daadwerkelijk is verwerkt.

Omzet, kosten en marge

Bij projectbewaking is het belangrijk om onderscheid te maken tussen:

omzet: wat richting klant wordt opgebouwd of gefactureerd;
interne kosten: wat het project intern kost;
marge: het verschil tussen opbrengsten en kosten.

Een project kan bijvoorbeeld veel uren bevatten en toch financieel tegenvallen als:

te weinig uren factureerbaar zijn;
tarieven te laag staan ingesteld;
te veel intern herstelwerk nodig is;
veel uren nog niet gefactureerd zijn.

Wanneer moet je factureerbaarheid controleren?

Controleer factureerbaarheid extra goed als:

de marge lager is dan verwacht;
de risicoscore stijgt;
het project veel niet-factureerbare uren bevat;
openstaande uren lang niet gefactureerd zijn;
medewerkers verschillen in tarief of afspraken;
het projecttype verandert of wordt uitgebreid.

Praktische tips

Om factureerbaarheid goed te beheren:

stem vooraf af welke uren wel of niet declarabel zijn;
controleer of projectinstellingen correct staan;
let op uitzonderingen per medewerker;
bewaak openstaande factureerbare uren regelmatig;
bespreek afwijkingen vroeg met de klant of projectverantwoordelijke.

Hoe deze onderdelen samenhangen

De vijf onderwerpen op deze pagina hangen sterk met elkaar samen:

in het projecten overzicht zie je welke projecten aandacht vragen;
op de projectkaart zie je snel de belangrijkste signalen;
via de risicoscore zie je welke projecten mogelijk problemen hebben;
via budgetten begrijp je of uren, omzet en kosten nog in verhouding zijn;
via factureerbaarheid begrijp je waarom opbrengst en marge soms achterblijven.

Door deze onderdelen samen te gebruiken, krijg je veel beter grip op de gezondheid van je projecten.

Praktisch voorbeeld

Stel dat een project in het overzicht een verhoogde risicoscore toont.

Dan kan dat bijvoorbeeld komen door een combinatie van:

het maandbudget voor uren is bijna bereikt;
er staan nog oude ongefactureerde uren open;
de einddatum ligt dichtbij;
er worden veel niet-factureerbare uren geschreven.

Op de projectkaart zie je dan mogelijk:

een actieve status;
een contractvorm zoals abonnement of tijd en materiaal;
een duidelijke risicowaarde;
een looptijd die bijna afloopt.

Door vervolgens het project te openen kun je controleren:

of de einddatum moet worden aangepast;
of facturatie nog uitgevoerd moet worden;
of het budget realistisch is;
of de geschreven uren correct als factureerbaar zijn gemarkeerd.

Zo helpt het projectenoverzicht niet alleen om informatie te tonen, maar ook om gericht actie te ondernemen.

Veelgestelde aandachtspunten

Een project heeft een hoge risicoscore, maar lijkt inhoudelijk in orde. Hoe kan dat?

Dat kan als meerdere kleine signalen tegelijk optreden, zoals een naderende deadline, oudere openstaande uren of een maandbudget dat sneller wordt gebruikt dan verwacht. Controleer daarom altijd de achterliggende waarschuwingen.

Waarom lijkt een project financieel gezond, maar toont het toch risico?

Omdat niet alleen totaalbudgetten meetellen, maar ook actuele signalen zoals verbruik in de huidige maand, oude ongefactureerde uren of veel niet-factureerbare tijd.

Waarom is factureerbaarheid zo belangrijk voor risicobeoordeling?

Omdat een project alleen gezond lijkt als opbrengst, kosten en geregistreerde uren logisch met elkaar in verhouding staan. Veel niet-factureerbare uren of oude openstaande uren kunnen dat beeld verstoren.

Wanneer moet ik ingrijpen?

Dat hangt af van de oorzaak, maar meestal is het verstandig om actie te ondernemen wanneer:

budgetten structureel worden overschreden;
marges sterk teruglopen;
deadlines verlopen;
openstaande factureerbare uren te lang blijven liggen;
de risicoscore oploopt zonder duidelijke verklaring.

Samenvatting

Binnen Triniti Calipso helpt het projectenoverzicht je om projecten snel te beoordelen en gericht te beheren.

De belangrijkste punten zijn:

het projecten overzicht geeft snel inzicht in actieve en risicovolle projecten;
de projectkaart laat in één oogopslag de belangrijkste kenmerken zien;
de risicoscore helpt om financiële, operationele en planningssignalen te herkennen;
budgetten en maandbudgetten helpen je om tijdig bij te sturen;
factureerbaarheid is essentieel voor een goed beeld van omzet, kosten en marge.

Door deze informatie goed te begrijpen, kun je projecten beter beheren, eerder bijsturen en verrassingen voorkomen.