Werkuren

Uren registreren is de kern van Triniti Calipso. Op deze pagina lees je hoe je uren schrijft, wat de statussen van een uur betekenen en hoe je het urenoverzicht gebruikt.

Urenoverzicht

Het urenoverzicht vind je in het menu onder Registratie, tab Uren. Wat je ziet hangt af van je rol:

• als eigenaar zie je alle uren van je omgeving;
• als medewerker zie je je eigen uren;
• als klantgebruiker zie je de uren die voor jouw klant zijn geschreven.

Per uur zie je onder andere de datum, de medewerker, het project, de omschrijving, het aantal uren, de bedragen en de status. De omschrijving wordt ingekort; tik of klik erop om de hele tekst te lezen. Op de projectcode klik je door naar het project.

Klik op een uur om het te openen. Daar zie je alle gegevens en het verloop van het uur, en kun je het bewerken, indienen, goedkeuren of verwijderen, afhankelijk van je rol en de status.

Statussen van een uur

Elk uur heeft één status. Die staat in een eigen kolom in het overzicht.

• Concept: het uur is opgeslagen, maar nog niet ingediend. Alleen jij werkt er nog aan.
• Ingediend: het uur is definitief geregistreerd.
• Goedgekeurd: de eigenaar heeft het uur goedgekeurd (bij interne goedkeuring).
• Geaccordeerd door klant: de klantgebruiker heeft het uur geaccordeerd (bij klantaccordering).
• Afgekeurd: de eigenaar of de klant heeft het uur afgekeurd, met een reden. De medewerker ziet de reden, past het uur aan en dient het opnieuw in.
• Gefactureerd: het uur staat op een factuur. Klik op het uur om het factuurnummer te zien.

Welke stappen een uur doorloopt, hangt af van je instellingen. Zonder goedkeuring of accordering gaat een ingediend uur direct door naar de facturatie.

Een uur dat goedgekeurd, geaccordeerd of gefactureerd is, kan niet meer gewijzigd of verwijderd worden.

Filteren

Het urenoverzicht kun je filteren. Meerdere filters gelden samen (EN): kies je project A en medewerker B, dan zie je de uren van medewerker B op project A.

• Datum: een datumbereik. Het bereik is inclusief: bij 1 april tot en met 30 april tellen beide dagen mee.
• Klant: niet voor klantgebruikers, die zien alleen hun eigen klant.
• Project
• Medewerker: niet voor medewerkers, die zien alleen hun eigen uren.
• Omschrijving: zoek op (een deel van) de omschrijving.
• Factuur nr: alle uren die op een bepaalde factuur staan.

Je filters blijven bewaard in de adresbalk. Ga je terug naar het overzicht, dan staan ze er nog.

Uur registreren

1. Ga naar Registratie → Uren en klik op Uur registreren.
2. Vul de gegevens in:
   • Medewerker (alleen als eigenaar);
   • Project: de projecten zijn gegroepeerd per klant en herkenbaar aan hun kleur;
   • Taak (optioneel, als het project taken heeft);
   • Datum en de tijd: afhankelijk van de instelling van je omgeving vul je een start- en eindtijd of het aantal uren in;
   • Omschrijving;
   • Zijn de uren factureerbaar?: volgt standaard de instelling van het project;
   • Locatie (optioneel, als locaties aanstaan voor je omgeving);
   • Parkeerkosten (optioneel);
   • Kilometers registreren?: maak direct een rit bij dit uur (vanaf Zzp Plus).
3. Klik op Opslaan. Het uur is dan ingediend.

Staat de conceptmodus aan, dan zie je ook Opslaan als concept. Een concept kun je later afmaken en dan Indienen. Concepturen gaan nog niet naar goedkeuring, accordering, facturatie of een gekoppeld boekhoudpakket.

Na het opslaan kom je terug op de pagina waar je vandaan kwam.

Uren met de timer

In het urenoverzicht en op het dashboard staat de knop Start timer. De timer loopt door, ook als je de pagina sluit. Klik op Stop en registreer om de tijd direct als uur in te vullen. Wil je de tijd niet gebruiken, dan gooi je de timer weg met het kruisje.

De timer wordt bewaard op het apparaat waarop je hem start.

Taken

Heeft een project taken, zoals Ontwerp of Bouw, dan kies je bij het uur optioneel een taak. In de statistieken van het project zie je per taak de uren, kosten en het bedrag. Taken stel je in bij het project onder Instellingen → Taken.

Uur bewerken

1. Klik op het uur in het overzicht.
2. Klik op Bewerken en pas de gegevens aan.
3. Klik op Opslaan (of Indienen bij een concept).

Is een uur afgekeurd, dan zie je de reden bij het uur. Pas het aan en dien het opnieuw in.

Uur verwijderen

1. Klik op het uur in het overzicht.
2. Klik op Verwijderen en bevestig je keuze.

Factuurgegevens op uren

Factureer je via een koppeling met Moneybird of Stripe, dan worden de uren vanzelf als gefactureerd gemarkeerd. Factureer je zelf, dan zet de eigenaar het factuurnummer op de uren. Alleen de eigenaar kan factuurgegevens op uren zetten of aanpassen.

Exporteren

Uren exporteer je naar Excel. Lees hoe in Uren exporteren.