Uren goedkeuren en accorderen

Triniti Calipso kent twee controlestappen voor uren: interne goedkeuring door de eigenaar en accordering door de klant. Op deze pagina lees je hoe je ze aanzet en hoe goedkeuren, accorderen en afkeuren werkt.

Twee stappen

• Interne goedkeuring (Team en Pro): de eigenaar keurt de uren van medewerkers eerst zelf goed. Pas daarna gaan ze naar de klant (als die accordeert) of kunnen ze gefactureerd worden.
• Klantaccordering (Pro): een klantgebruiker van je opdrachtgever accordeert de uren voordat je ze factureert. Wat geaccordeerd is, staat vast.

Je kunt ze los of samen gebruiken. Staan ze allebei aan, dan doorloopt een uur: Ingediend → Goedgekeurd → Geaccordeerd door klant → Gefactureerd. Staat er geen van beide aan, dan gaat een ingediend uur direct door naar de facturatie.

Concepturen doen nog niet mee. Pas als een uur is ingediend, komt het in de goedkeuring of accordering. Zie Werkuren voor alle statussen.

Interne goedkeuring aanzetten

Interne goedkeuring zet je per project aan:

1. Open het project en ga naar Instellingen.
2. Zet in het blok Goedkeuring de schakelaar Interne goedkeuring aan. Dit wordt direct opgeslagen.
3. Staan er al ingediende uren open op het project, dan kies je of je die meteen goedkeurt of nog beoordeelt.

Wil je dat nieuwe projecten standaard interne goedkeuring hebben, zet dan onder Mijn account → Mijn bedrijf de optie Interne goedkeuring standaard aan voor nieuwe projecten? aan. Bestaande projecten veranderen daardoor niet.

Klantaccordering aanzetten

Klantaccordering zet je per klant aan:

1. Ga naar Projecten & Klanten en open de klant.
2. Zet Uren accorderen ingeschakeld? aan en klik op Opslaan.
3. Nodig onder de tab Gebruikers van de klant een of meer klantgebruikers uit. Zij accorderen de uren.

Klantgebruikers zijn gratis en tellen niet mee als gebruiker.

Uren goedkeuren of accorderen

1. Ga naar Registratie → Uren en klik op Uren accorderen. Je komt dan op het scherm Goedkeuren (als eigenaar) of Accorderen (als klantgebruiker).
2. Je ziet alleen de uren die op jou wachten: de eigenaar de uren voor interne goedkeuring, de klantgebruiker de uren voor accordering. Met de filters beperk je de lijst.
3. Alle uren zijn standaard aangevinkt.
4. Klopt een uur niet, vink het dan uit en geef een reden op. Het uur wordt dan afgekeurd.
5. Klik op Opslaan. De aangevinkte uren worden goedgekeurd of geaccordeerd, de uitgevinkte afgekeurd.

Je kunt een enkel uur ook goedkeuren of afkeuren vanuit het urenoverzicht: klik op de status van het uur.

Is een uur intussen door de medewerker gewijzigd, dan wordt het niet opgeslagen. Je krijgt een melding en bekijkt het uur opnieuw.

Afgekeurde uren

Een afgekeurd uur krijgt de status Afgekeurd, met de reden erbij. De medewerker ziet de reden bij het uur, past het aan en dient het opnieuw in. Daarna komt het weer in de goedkeuring of accordering.

Keurt een klant een uur af, dan krijgt de medewerker ook een e-mail met de reden.

Vragen?

Mail ons op support@triniticalipso.nl of bel 0313 312 121. We reageren op werkdagen, meestal binnen twee werkdagen.