Nieuw project instellen

Volg deze handleiding om stap voor stap een nieuw project correct in te stellen in Triniti Calipso.

Introductie

Met een goed ingericht project in Triniti Calipso zorg je ervoor dat medewerkers correct uren kunnen registreren, kosten goed bewaakt worden en rapportages betrouwbaar blijven. Bij het aanmaken van een nieuw project vul je niet alleen de basisgegevens in, maar maak je ook keuzes die invloed hebben op facturatie, budgetten, planning en voortgangsbewaking.

In deze handleiding lopen we stap voor stap door het instellen van een nieuw project, van de eerste invoer tot het toevoegen van medewerkers.

Stap 1: Open het projectenoverzicht

Ga naar het Projecten Overzicht.

Als admin kun je hier:

bestaande projecten bekijken;
een nieuw project aanmaken;
projecten bewerken;
medewerkers op projecten beheren;
projecten verwijderen.

Klik op 'Aanmaken' om een nieuw project toe te voegen.

Stap 2: Vul de basisgegevens van het project in

Bij het aanmaken van een project vul je eerst de algemene projecteigenschappen in.

Project code

De project code is een korte omschrijving of codering waarmee je het project snel kunt herkennen in overzichten, exports en grafieken.

Let op:

deze code moet herkenbaar en bij voorkeur uniek zijn;
vaak wordt de klantcode al voorgesteld als basis;
combineer deze eventueel met een jaartal, afkorting of volgnummer.

Voorbeelden:

ACME-WEB
JANSEN-2025-01
INT-OVERLEG

Naam

De naam is de volledige, leesbare naam van het project.

Gebruik hier een duidelijke titel die direct aangeeft waar het project over gaat.

Voorbeelden:

Nieuwe website ACME
Onderhoud ICT-omgeving Jansen BV
Intern teamoverleg

Kleur

Geef het project een kleur zodat het makkelijker herkenbaar is in overzichten en samenvattingen.

Startdatum

De startdatum is de datum waarop het project begint. Deze datum is belangrijk voor grafieken en statistieken en kan na het aanmaken niet meer worden gewijzigd.

Controleer deze dus extra goed voordat je opslaat.

(verwachte) Einddatum

De verwachte einddatum helpt bij voortgangsbewaking, dashboards en planning. Ook als de einddatum nog niet definitief is, is het verstandig om een realistische inschatting in te vullen.

Status

Geef aan of het project:

actief is;
on hold staat;
of inactief is.

Belangrijk:

alleen actieve projecten zijn normaal beschikbaar voor urenregistratie;
niet-actieve projecten komen onderaan de lijst;
inactieve projecten verschijnen niet meer op dashboards;
medewerkers kunnen dan geen uren meer op dit project registreren.

Stap 3: Stel de registratieregels in

Nu bepaal je hoe uren en reiskosten binnen dit project gebruikt mogen worden.

Zijn reiskosten factureerbaar

Zet deze optie aan als reiskosten voor dit project als factureerbaar mogen worden verwerkt.

Gebruik dit wanneer reiskosten bij de klant in rekening gebracht mogen worden.

Zijn de uren factureerbaar

Met deze instelling bepaal je of uren op dit project factureerbaar kunnen zijn.

Als deze optie uit staat, kunnen uren niet als factureerbaar worden aangemerkt. Dit is vooral geschikt voor interne of niet-declarabele werkzaamheden.

Afrondingsinterval (tijd)

Kies op welk interval tijden worden afgerond.

Veelvoorkomende keuzes zijn:

5 minuten
15 minuten
hele uren

Kies een interval dat aansluit bij de afspraken met de klant en jullie interne administratie.

Stap 4: Kies het juiste contract type

Het contract type bepaalt welke extra velden relevant zijn voor het project. Dit is een belangrijke keuze, omdat de budgetten en rapportages hiervan afhangen.

Je kunt kiezen uit:

Vaste prijs
Tijd en materiaal
Tijd en materiaal met limiet
Strippenkaart
Abonnement
Intern

Stap 5: Vul de gegevens in die horen bij het gekozen contract type

Vaste prijs

Kies Vaste prijs als er een vaste offerte of prijsafspraak is gemaakt voor het hele project.

Vul hierbij in:

Uurtarief voor de klant: Het tarief dat de klant betaalt per uur.
Totaal budget van de klant voor het project: Het totale afgesproken bedrag voor het project.
Totaal uren budget: Het budget omgerekend naar uren, als je ook intern op uren wilt sturen.
Totaal kosten budget: Het maximale kostenbudget voor het project.

Deze projectvorm is geschikt voor opdrachten met een duidelijke scope en oplevering.

Tijd en materiaal

Kies Tijd en materiaal als gewerkte uren en eventueel materiaal achteraf worden doorbelast.

Vul hierbij in:

Uurtarief voor de klant: Het standaardtarief richting de klant.
Totaal kosten budget: Een intern budget om kosten te bewaken.

Deze projectvorm is geschikt voor doorlopende opdrachten, support en onderhoud.

Tijd en materiaal met limiet

Kies dit type als uren en materiaal worden doorbelast, maar wel tot een vooraf afgesproken maximum.

Vul hierbij in:

Uurtarief voor de klant: Het standaard uurtarief.
Totaal kosten budget: Intern budget voor kostenbewaking.
Kosten limiet bedrag: Het maximale bedrag dat voor dit project mag worden gebruikt of gefactureerd.
Kosten limiet uren: Het maximum aantal uren dat binnen de afspraak past.

Deze vorm is geschikt wanneer je wel op nacalculatie werkt, maar binnen duidelijke grenzen.

Strippenkaart

Kies Strippenkaart als een klant vooraf een bundel uren heeft gekocht.

Vul hierbij in:

Uurtarief voor de klant: Het reguliere klanttarief.
Kosten per periode: De kosten van de strippenkaart per periode.
Inbegrepen uren per periode: Het aantal uren dat binnen de strippenkaart valt.
Periode: De looptijd van de bundel, bijvoorbeeld maand, kwartaal of jaar.
Overschrijdingsbeleid: Wat gebeurt er als meer uren worden gebruikt dan inbegrepen.
Overschrijdingsuurloon: Het uurtarief voor extra uren boven de bundel, als die factureerbaar zijn.

Deze vorm is handig voor servicebundels of vooraf verkochte uren.

Abonnement

Kies Abonnement als de klant periodiek betaalt voor een terugkerende dienst, bijvoorbeeld onderhoud of een SLA.

Vul hierbij in:

Uurtarief voor de klant: Het klanttarief voor de uren.
Kosten per periode: Het vaste abonnementsbedrag per periode.
Inbegrepen uren per periode: Het aantal inbegrepen uren per periode.
Periode: De abonnementsperiode, bijvoorbeeld maand, kwartaal of jaar.
Overschrijdingsbeleid: Wat gebeurt er met extra uren buiten de bundel.
Overschrijdingsuurloon: Het tarief voor extra uren buiten het abonnement.

Deze projectvorm is geschikt voor onderhoudscontracten, servicecontracten en terugkerende ondersteuning.

Intern

Kies Intern als het project niet voor een externe klant is, maar voor eigen organisatiegebruik.

Vul hierbij in:

Uren budget: Het interne urenbudget voor het project.
Totaal kosten budget: Het maximale kostenbudget voor dit interne project.

Deze projectvorm is geschikt voor interne meetings, administratie, innovatie, training of marketing.

Stap 6: Controleer de projectinstellingen

Voordat je het project opslaat, controleer je of de instellingen aansluiten op de werkelijke afspraken en het doel van het project.

Controleer in ieder geval:

of de juiste klant is gekoppeld;
of de project code klopt;
of het juiste contract type is gekozen;
of uren factureerbaar moeten zijn;
of reiskosten factureerbaar moeten zijn;
of budgetten en limieten correct zijn ingevuld;
of de einddatum realistisch is;
of het juiste afrondingsinterval is gekozen.

Een project dat verkeerd is ingesteld, kan later problemen geven in urenregistratie, rapportages, nacalculatie en facturatie.

Stap 7: Kies of je direct medewerkers wilt toevoegen

Bij het aanmaken van een project kun je ervoor kiezen om direct medewerkers toe te voegen.

Alle medewerkers toevoegen na het aanmaken

Als je deze optie aanvinkt, worden alle actieve medewerkers automatisch toegevoegd aan het project met de basisgegevens uit hun medewerkerinstellingen.

Dit is handig wanneer:

vrijwel iedereen op het project mag boeken;
het om een algemeen project gaat;
het om een intern project gaat.

Laat je deze optie uit staan, dan voeg je medewerkers later handmatig toe.

Stap 8: Beheer medewerkers op het project

Na het opslaan van het project kun je onder het bewerkscherm de medewerkers op het project beheren.

Per medewerker op project kun je onder andere deze gegevens vastleggen:

Medewerker: De medewerker die op het project werkt.
Uurloon medewerker: Het interne uurloon van de medewerker op dit specifieke project.
Uurtarief voor de klant: Het tarief dat voor deze medewerker richting de klant geldt.
Kilometer vergoeding: De kilometervergoeding die voor deze medewerker op dit project geldt.

Controleer deze gegevens zorgvuldig als medewerkers verschillende kostprijzen of klanttarieven hebben.

Stap 9: Sla het project op

Klik op 'Opslaan' om het project definitief aan te maken.

Na het opslaan:

verschijnt het project direct in de projectenlijst;
kan het project gebruikt worden voor urenregistratie, afhankelijk van de status;
kun je het later nog bewerken;
kun je medewerkers toevoegen of aanpassen.

Let op: de startdatum kan daarna niet meer worden gewijzigd.

Stap 10: Controleer het project na het aanmaken

Na het aanmaken is het verstandig om het project nog één keer volledig te controleren.

Controleer minimaal:

staat het project op actief;
klopt de naam en project code;
is de juiste klant gekoppeld;
zijn de juiste medewerkers toegevoegd;
zijn uren en reiskosten correct ingesteld;
zijn budgetten en limieten goed ingevuld;
is het contract type juist gekozen.

Doe eventueel ook een korte praktijktest door te controleren of het project zichtbaar is bij urenregistratie.

Veelgemaakte fouten

Verkeerd contract type kiezen

Een verkeerd contract type leidt tot onjuiste velden, verkeerde budgetbewaking en verwarrende rapportages.

Startdatum te snel invullen

Omdat de startdatum later niet gewijzigd kan worden, moet deze zorgvuldig gekozen worden.

Project op inactief laten staan

Als een project niet actief is, kunnen medewerkers er geen uren op registreren.

Geen budgetten invullen

Zonder budgetten mis je belangrijke stuurinformatie over voortgang, kosten en rendement.

Alle medewerkers automatisch toevoegen terwijl dat niet nodig is

Dit maakt projectlijsten soms onnodig groot en onoverzichtelijk.

Factureerbaarheid verkeerd instellen

Als uren of reiskosten verkeerd zijn ingesteld, kan dit gevolgen hebben voor nacalculatie en facturatie.

Praktisch voorbeeld

Stel: je maakt een nieuw onderhoudsproject aan voor een klant met een maandabonnement.

Dan zou de inrichting er ongeveer zo uit kunnen zien:

Project code: ACME-SLA
Naam: SLA Onderhoud ACME
Startdatum: 01-05-2026
(verwachte) Einddatum: 30-04-2027
Status: actief
Zijn de uren factureerbaar: ja
Zijn reiskosten factureerbaar: nee
Afrondingsinterval: 15 minuten
Contract type: Abonnement
Kosten per periode: afgesproken maandbedrag
Inbegrepen uren per periode: bijvoorbeeld 8 uur
Periode: maand
Overschrijdingsbeleid: na akkoord
Overschrijdingsuurloon: afgesproken meerwerktarief

Daarna voeg je de juiste medewerkers toe en controleer je per medewerker de interne kostprijs en het klanttarief.

Samenvatting

Een nieuw project instellen in Triniti Calipso bestaat in de kern uit deze stappen:

open het Projecten Overzicht;
klik op Aanmaken;
vul de basisgegevens in;
stel factureerbaarheid en afronding in;
kies het juiste contract type;
vul budgetten, tarieven en limieten in;
voeg medewerkers toe;
sla het project op;
controleer of alles correct werkt.

Met een zorgvuldig ingericht project leg je een sterke basis voor correcte urenregistratie, goede projectbewaking en betrouwbare rapportages.