Integraties

Met integraties koppel je Triniti Calipso aan externe systemen, zodat gegevens automatisch worden gedeeld en je dubbel werk voorkomt. Op deze pagina lees je wat integraties zijn, waar je ze vindt en hoe je ze koppelt, inschakelt en beheert.

Introductie

Een integratie is een koppeling tussen Triniti Calipso en een ander softwarepakket dat je gebruikt, bijvoorbeeld je boekhoudprogramma. Zodra een integratie actief is, kunnen gegevens zoals klanten, projecten en uren automatisch worden doorgezet naar het gekoppelde systeem, of met één klik handmatig worden gesynchroniseerd.

Integraties zijn bedoeld om:

• dubbele invoer te voorkomen;
• je administratie actueel te houden;
• de doorlooptijd van facturatie te verkorten;
• fouten door handmatig overtypen te verminderen.

Waar vind je integraties?

Je vindt het overzicht van beschikbare integraties onder Mijn account → Integraties. Hier zie je per integratie:

• de naam en een korte omschrijving;
• de status (actief, inactief of fout);
• welke gebeurtenissen automatisch worden gesynchroniseerd;
• de knoppen om te verbinden, in te stellen of uit te schakelen.

Integraties die je nog niet gekoppeld hebt, staan onder Beschikbaar. Gekoppelde integraties verschijnen onder Actief.

Een integratie koppelen

Het koppelen verloopt per integratie iets anders, maar in grote lijnen komt het op het volgende neer:

1. Ga naar Mijn account → Integraties.
2. Kies de integratie die je wilt koppelen en klik op Verbinden.
3. Volg de stappen om toegang te geven. Bij sommige integraties log je in bij het externe systeem en geef je toestemming; bij andere vul je een aantal gegevens in.
4. Rond de koppeling af. De integratie verschijnt daarna onder Actief.

Na het koppelen bepaal je per integratie of de automatische synchronisatie aan of uit staat.

Automatische synchronisatie in- en uitschakelen

Veel integraties kunnen automatisch reageren op gebeurtenissen in Triniti Calipso, bijvoorbeeld wanneer een klant of project wordt aangemaakt of wanneer uren worden ingediend.

• Met Inschakelen en Uitschakelen bepaal je of een integratie actief meewerkt.
• Schakel je een integratie uit, dan stoppen de automatische synchronisaties. De koppeling zelf blijft bewaard, zodat je hem later weer kunt inschakelen zonder opnieuw te verbinden.

Handmatige acties

Naast automatische synchronisatie bieden integraties vaak ook handmatige acties. Die voer je zelf uit vanuit een overzicht, bijvoorbeeld vanuit je werkuren, projecten of klanten. Denk aan het handmatig doorzetten van een selectie of het aanmaken van een document in het externe systeem.

Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van de integratie en van je rol. Acties verschijnen in het Acties-menu binnen het betreffende overzicht.

Een integratie loskoppelen

Wil je een koppeling beëindigen, dan heb je twee mogelijkheden:

• Uitschakelen: de automatische synchronisatie stopt, maar de koppeling en instellingen blijven bewaard.
• Verwijderen: de koppeling wordt volledig verwijderd. Wil je later weer koppelen, dan moet je opnieuw verbinden en de integratie opnieuw instellen.

Beschikbare integraties

Samenvatting

• Integraties koppelen Triniti Calipso aan externe systemen en voorkomen dubbel werk.
• Je vindt en beheert ze onder Mijn account → Integraties.
• Koppelen, in- en uitschakelen en verwijderen doe je als eigenaar.
• Naast automatische synchronisatie bieden integraties handmatige acties vanuit je overzichten.
• Bekijk de pagina van een specifieke integratie voor de precieze mogelijkheden.