Moneybird

Met de Moneybird-integratie koppel je Triniti Calipso aan je Moneybird-administratie. Klanten, projecten en uren worden dan automatisch of met één klik doorgezet, en je maakt rechtstreeks offertes en conceptfacturen aan in Moneybird. Op deze pagina lees je hoe je de koppeling instelt en gebruikt.

Introductie

Moneybird is een online boekhoudprogramma. Door Triniti Calipso eraan te koppelen hoef je gegevens niet meer dubbel in te voeren: klanten worden contacten in Moneybird, projecten worden Moneybird-projecten en ingediende uren worden urenregistraties (time entries). Vanuit dezelfde koppeling maak je van geselecteerde uren een conceptfactuur en van een project een conceptofferte.

De koppeling werkt op twee manieren, die elkaar aanvullen:

• Automatisch: zolang de koppeling is ingeschakeld, worden wijzigingen direct doorgezet naar Moneybird (bijvoorbeeld een nieuw ingediend werkuur).
• Handmatig: via het Acties-menu zet je zelf een selectie door of maak je een document aan wanneer jou dat uitkomt.

Voorwaarden

Om de Moneybird-integratie te gebruiken heb je nodig:

• een actief Moneybird-account met minimaal één administratie;
• de rol eigenaar in Triniti Calipso om de koppeling te maken en in te stellen;
• de module Uren registratie ingeschakeld in Moneybird (onder Instellingen → Functies) als je uren als time entries wilt doorzetten.

1. Moneybird koppelen

Je koppelt Moneybird via een beveiligde verbinding (OAuth). Je logt daarbij in bij Moneybird zelf; Triniti Calipso ziet je wachtwoord niet.

1. Ga naar Mijn account → Integraties.
2. Zoek de kaart Moneybird en klik op Verbinden.
3. Je wordt doorgestuurd naar Moneybird. Log in en geef Triniti Calipso toestemming voor de gevraagde onderdelen.
4. Heb je meerdere administraties, dan kies je daarna welke administratie je wilt koppelen. Heb je er maar één, dan wordt die automatisch gekozen.
5. De koppeling is nu actief en verschijnt onder Actief.

Welke toegang geef je?

Tijdens het verbinden geef je Triniti Calipso toestemming om in jouw administratie te werken met onder andere contacten, projecten, urenregistraties, offertes en facturen. Deze toegang is nodig om de synchronisatie en de handmatige acties te laten werken.

2. Wat wordt er automatisch gesynchroniseerd?

Zolang de Moneybird-koppeling is ingeschakeld, worden de onderstaande gebeurtenissen automatisch doorgezet naar Moneybird. Op de Moneybird-kaart onder Mijn account → Integraties zie je welke gebeurtenissen dit zijn.

Met Inschakelen en Uitschakelen zet je de koppeling in één keer aan of uit. Daarnaast bepaal je via Automatische synchronisatie op de Moneybird-kaart per categorie (Werkuren, Klanten, Projecten) of wijzigingen automatisch worden doorgezet. Handmatig synchroniseren via het Acties-menu blijft altijd mogelijk, ook als een categorie uitstaat.

De volgende gebeurtenissen worden gesynchroniseerd:

• Werkuur aangemaakt — stuurt het ingediende werkuur als urenregistratie naar Moneybird.
• Werkuur bijgewerkt — werkt de bijbehorende urenregistratie in Moneybird bij.
• Werkuur verwijderd — verwijdert de bijbehorende urenregistratie in Moneybird.
• Klant aangemaakt — maakt automatisch een contact aan in Moneybird.
• Klant bijgewerkt — werkt het bijbehorende Moneybird-contact bij.
• Project aangemaakt — maakt automatisch een project aan in Moneybird.
• Project bijgewerkt — werkt het bijbehorende Moneybird-project bij.

Automatische koppeling van klant, project en medewerker

Klanten en projecten worden via hun eigen gebeurtenissen automatisch in Moneybird aangemaakt of bijgewerkt. Een ingediend werkuur wordt gekoppeld aan het bijbehorende Moneybird-project en -contact, mits die al zijn gesynchroniseerd. Is dat nog niet gebeurd, dan wordt de urenregistratie zonder die koppeling aangemaakt. De handmatige actie Pushen als time entries maakt ontbrekende projecten en klanten zo nodig wél zelf aan (zie hieronder).

Ook je medewerkers worden bij het koppelen zo goed mogelijk automatisch afgestemd op de bijbehorende gebruikers in Moneybird, zodat urenregistraties aan de juiste persoon hangen. Dit gebeurt vanzelf; het is geen instelling die je zelf beheert.

3. Handmatige acties

Naast automatische synchronisatie kun je op elk moment zelf gegevens doorzetten of documenten aanmaken. Deze acties vind je in het Acties-menu binnen het betreffende overzicht. Welke acties je ziet, hangt af van je rol en van je selectie.

Vanuit werkuren

• Pushen als time entries — zet de geselecteerde uren handmatig door naar Moneybird als urenregistraties, handig om in één keer een reeks uren te synchroniseren. Ontbrekende projecten en klanten worden hierbij zo nodig automatisch in Moneybird aangemaakt. Beschikbaar voor eigenaren en gebruikers.
• Factuur genereren — maakt van de geselecteerde uren een conceptfactuur in Moneybird. Beschikbaar voor eigenaren.

Voor Factuur genereren gelden een paar voorwaarden, zodat de factuur klopt:

• alle geselecteerde uren horen bij dezelfde klant;
• de uren zijn factureerbaar;
• de uren zijn geaccordeerd;
• de uren zijn nog niet eerder gefactureerd.

De uren worden overzichtelijk gegroepeerd per medewerker en tarief. Na afloop krijg je een link waarmee je de conceptfactuur direct in Moneybird kunt openen en afronden.

Vanuit projecten

• Synchroniseren naar Moneybird — zet het project (en de bijbehorende klant) door naar Moneybird. Bestaat het project of de klant nog niet, dan wordt het aangemaakt; bestaat het al, dan wordt het bijgewerkt. Beschikbaar voor eigenaren.
• Offerte genereren — maakt een conceptofferte in Moneybird voor het project en de gekoppelde klant. Beschikbaar voor eigenaren.

Bij Offerte genereren stelt Triniti Calipso automatisch een offerteregel samen op basis van het project:

• is er een budgetbedrag ingesteld, dan wordt dat als bedrag op de offerte gezet;
• is er geen bedrag maar wel een urenbudget met uurtarief, dan wordt de offerte berekend als uren × tarief;
• is er geen budget bekend, dan komt er een lege regel met de projectnaam, die je in Moneybird zelf verder invult.

Staat de klant nog niet in Moneybird, dan wordt het contact automatisch aangemaakt. Na afloop krijg je bij één project een link om de conceptofferte direct in Moneybird te openen.

Vanuit klanten

• Synchroniseren naar Moneybird — zet de klant als contact door naar Moneybird. Bestaat het contact nog niet, dan wordt het aangemaakt; bestaat het al, dan wordt het bijgewerkt. Beschikbaar voor eigenaren.

4. Instellingen

Bij de Moneybird-kaart onder Mijn account → Integraties beheer je de koppeling:

• Integratie in- of uitschakelen — met Inschakelen en Uitschakelen zet je de koppeling in één keer aan of uit.
• Automatische synchronisatie — bepaal per categorie (Werkuren, Klanten, Projecten) of wijzigingen automatisch worden doorgezet. Handmatige acties blijven altijd beschikbaar.
• Administratie wijzigen — heb je meerdere administraties, dan kun je hier een andere kiezen.

5. Verbinding verbreken

Wil je de koppeling stoppen, dan heb je twee opties:

• Uitschakelen — de automatische synchronisatie stopt, maar de koppeling en instellingen blijven bewaard. Je kunt later weer inschakelen zonder opnieuw te verbinden.
• Verwijderen — de koppeling wordt volledig verwijderd. Wil je later opnieuw koppelen, dan moet je opnieuw verbinden en de integratie opnieuw instellen.

Al eerder naar Moneybird doorgezette gegevens (contacten, projecten, facturen, offertes) blijven in Moneybird staan.

Probleemoplossing

"Moneybird API token is ongeldig of verlopen"

De verbinding met Moneybird is verlopen of ingetrokken. Ga naar Mijn account → Integraties en klik bij Moneybird opnieuw op Verbinden om de koppeling te herstellen.

Uren komen niet in Moneybird terecht

Controleer achtereenvolgens:

• of het werkuur daadwerkelijk ingediend is (concepturen worden niet doorgezet);
• of de Moneybird-koppeling is ingeschakeld;
• of de module Uren registratie in Moneybird aanstaat;
• of de juiste administratie is gekoppeld.

"Factuur genereren" of "Offerte genereren" is niet beschikbaar

Dit gebeurt als niet aan de voorwaarden wordt voldaan. Controleer bij een factuur of de uren factureerbaar, geaccordeerd, nog niet gefactureerd en van dezelfde klant zijn. Controleer bij een offerte of het project een klant heeft.

"Rate limit bereikt"

Moneybird heeft tijdelijk een limiet op het aantal verzoeken bereikt. Wacht een moment en probeer de actie opnieuw.

Een validatiefout van Moneybird

Moneybird heeft een gegeven geweigerd, bijvoorbeeld omdat een verplicht veld ontbreekt. De melding bevat de reden. Vul het ontbrekende gegeven aan (bijvoorbeeld bij de klant of het project) en probeer het opnieuw.

Veelgestelde vragen

Ziet Triniti Calipso mijn Moneybird-wachtwoord?

Nee. Je logt rechtstreeks bij Moneybird in via een beveiligde verbinding. Triniti Calipso ontvangt alleen toestemming om in jouw administratie te werken, niet je wachtwoord.

Worden bestaande gegevens in Moneybird overschreven?

Nieuwe gegevens worden aangemaakt en bestaande, gekoppelde gegevens worden bijgewerkt. Facturen en offertes worden als concept aangemaakt, zodat je ze altijd eerst zelf kunt controleren voordat je ze verstuurt.

Kan ik kiezen welke gegevens automatisch worden gesynchroniseerd?

Ja. Via Automatische synchronisatie op de Moneybird-kaart zet je de automatische synchronisatie per categorie (Werkuren, Klanten, Projecten) aan of uit. Handmatig synchroniseren via het Acties-menu blijft altijd mogelijk, ook voor categorieën die uitstaan.

Wat gebeurt er als ik de integratie uitschakel?

De automatische synchronisatie stopt. Reeds doorgezette gegevens blijven in Moneybird staan en de koppeling blijft bewaard, zodat je later weer kunt inschakelen zonder opnieuw te verbinden.

Samenvatting

• De Moneybird-integratie koppelt Triniti Calipso aan je Moneybird-administratie en voorkomt dubbele invoer.
• Je koppelt veilig via Moneybird zelf en kiest daarna je administratie.
• Klanten, projecten en ingediende uren worden automatisch gesynchroniseerd zolang de koppeling is ingeschakeld.
• Via het Acties-menu zet je uren handmatig door en maak je conceptfacturen en conceptoffertes aan.
• Beheer, in- en uitschakelen en loskoppelen doe je onder Mijn account → Integraties.