Stripe

Met de Stripe-integratie koppel je Triniti Calipso aan je eigen Stripe-account. Klanten en projecten worden automatisch of met één klik doorgezet naar Stripe, en van geselecteerde uren maak je rechtstreeks een conceptfactuur aan. Op deze pagina lees je hoe je de koppeling instelt en gebruikt.

Introductie

Stripe is een platform voor betalingen en facturatie. Door Triniti Calipso eraan te koppelen factureer je je klanten vanuit je eigen Stripe-account, op basis van de uren die in Triniti Calipso zijn geregistreerd. Klanten worden customers in Stripe en projecten worden Stripe-producten, zodat een factuur op de juiste naam en met de juiste omschrijving uitgaat.

De koppeling werkt op twee manieren, die elkaar aanvullen:

• Automatisch: zolang de koppeling is ingeschakeld, worden nieuwe en gewijzigde klanten en projecten direct doorgezet naar Stripe.
• Handmatig: via het Acties-menu zet je zelf een selectie door of maak je een conceptfactuur aan wanneer jou dat uitkomt.

De koppeling werkt bovendien twee kanten op: maak je een factuur in Stripe definitief, dan verwerkt Triniti Calipso dat automatisch terug op de bijbehorende werkuren.

Voorwaarden

Om de Stripe-integratie te gebruiken heb je nodig:

• een actief Stripe-account;
• een secret key uit je Stripe-dashboard (zie hieronder);
• de rol eigenaar in Triniti Calipso om de koppeling te maken en in te stellen.

1. Stripe koppelen

Anders dan bij sommige andere integraties log je bij Stripe niet in via een tussenscherm; je verbindt met een API-sleutel (secret key) uit je eigen Stripe-dashboard.

1. Ga in je Stripe-dashboard naar Developers → API keys en kopieer een secret key (begint met sk_live_…, of sk_test_… voor de testomgeving).
2. Ga in Triniti Calipso naar Mijn account → Integraties.
3. Zoek de kaart Stripe en klik op Verbinden.
4. Plak de secret key in het veld Stripe secret key en sla op.
5. De koppeling is nu actief en verschijnt onder Actief.

De sleutel wordt versleuteld opgeslagen en wordt gemaskeerd weergegeven; hij is achteraf niet meer uit te lezen.

2. Wat wordt er automatisch gesynchroniseerd?

Zolang de Stripe-koppeling is ingeschakeld, worden de onderstaande gebeurtenissen automatisch doorgezet naar Stripe. Op de Stripe-kaart onder Mijn account → Integraties zie je welke gebeurtenissen dit zijn.

• Klant aangemaakt — maakt automatisch een customer aan in Stripe.
• Klant bijgewerkt — werkt de bijbehorende Stripe-customer bij.
• Project aangemaakt — maakt automatisch een product aan in Stripe, met het uurtarief van het project als prijs.
• Project bijgewerkt — werkt het bijbehorende Stripe-product bij en voegt zo nodig een prijs toe voor een gewijzigd uurtarief.

Via Automatische synchronisatie op de Stripe-kaart bepaal je per categorie (Klanten, Projecten) of de automatische synchronisatie aan of uit staat. Handmatig synchroniseren blijft altijd mogelijk, ook als een categorie uitstaat.

3. Handmatige acties

Naast automatische synchronisatie kun je op elk moment zelf gegevens doorzetten of een factuur aanmaken. Deze acties vind je in het Acties-menu binnen het betreffende overzicht en zijn beschikbaar voor eigenaren.

Vanuit werkuren

• Factuur genereren — maakt van de geselecteerde uren een conceptfactuur in Stripe.

Voor Factuur genereren gelden een paar voorwaarden, zodat de factuur klopt:

• alle geselecteerde uren horen bij dezelfde klant;
• de uren zijn factureerbaar;
• de uren zijn geaccordeerd;
• de uren zijn nog niet eerder gefactureerd;
• de klant is al als customer gesynchroniseerd naar Stripe (sla de klant op of gebruik Synchroniseren naar Stripe).

De uren worden overzichtelijk gegroepeerd per project en uurtarief: elke combinatie wordt één factuurregel. Heeft een project nog geen Stripe-product, dan wordt dat automatisch aangemaakt. Na afloop krijg je een link waarmee je de conceptfactuur direct in het Stripe-dashboard kunt openen.

Vanuit projecten

• Synchroniseren naar Stripe — zet het project als product door naar Stripe, inclusief een prijs voor het uurtarief, en synchroniseert ook de bijbehorende klant als customer. Bestaat het product of de customer nog niet, dan wordt die aangemaakt; bestaat die al, dan wordt die bijgewerkt.

Deze actie is niet beschikbaar als de klant van het project geen e-mailadres heeft; de melding vertelt om welke klant het gaat.

Vanuit klanten

• Synchroniseren naar Stripe — zet de klant als customer door naar Stripe. Bestaat de customer nog niet, dan wordt die aangemaakt; bestaat die al, dan wordt die bijgewerkt. Ook hier is een e-mailadres bij de klant vereist.

4. Van conceptfactuur naar verstuurde factuur

Triniti Calipso maakt facturen bewust als concept aan, zodat je ze altijd eerst zelf controleert. Het afronden doe je in Stripe:

1. Open de conceptfactuur via de link die je na Factuur genereren krijgt, of via het Stripe-dashboard.
2. Controleer de factuur en pas hem eventueel aan.
3. Maak de factuur in Stripe definitief (finaliseren) en verstuur hem.

Zodra de factuur in Stripe definitief wordt, geeft Stripe dat automatisch door aan Triniti Calipso. De geselecteerde werkuren worden dan gemarkeerd als gefactureerd en krijgen het factuurnummer uit Stripe. Zo zie je in je urenoverzicht precies welke uren op welke factuur staan, en voorkom je dat uren dubbel worden gefactureerd.

5. Instellingen

Bij de Stripe-kaart onder Mijn account → Integraties beheer je de koppeling:

• Integratie in- of uitschakelen — met Inschakelen en Uitschakelen zet je de koppeling in één keer aan of uit.
• Automatische synchronisatie — bepaal per categorie (Klanten, Projecten) of wijzigingen automatisch worden doorgezet. Handmatige acties blijven altijd beschikbaar.
• Secret key wijzigen — wil je een andere sleutel gebruiken (bijvoorbeeld van test naar live), dan voer je die hier opnieuw in.

6. Verbinding verbreken

Wil je de koppeling stoppen, dan heb je twee opties:

• Uitschakelen — de synchronisatie stopt en de terugkoppeling vanuit Stripe wordt losgekoppeld, maar de koppeling en instellingen blijven bewaard. Je kunt later weer inschakelen zonder de sleutel opnieuw in te voeren.
• Verwijderen — de koppeling wordt volledig verwijderd. Wil je later opnieuw koppelen, dan voer je de secret key opnieuw in.

Al eerder naar Stripe doorgezette gegevens (customers, producten, facturen) blijven in Stripe staan.

Probleemoplossing

"De Stripe API-key is ongeldig of verlopen"

De ingevoerde secret key wordt niet (meer) geaccepteerd door Stripe, bijvoorbeeld omdat hij is ingetrokken in het Stripe-dashboard. Ga naar Mijn account → Integraties en voer bij Stripe een geldige secret key in.

"Klant heeft geen e-mailadres"

Stripe heeft een e-mailadres nodig om een customer aan te maken en facturen te versturen. Vul het e-mailadres in bij de klant in Triniti Calipso en probeer het opnieuw.

"Factuur genereren" is niet beschikbaar

Dit gebeurt als niet aan de voorwaarden wordt voldaan. Controleer of de geselecteerde uren factureerbaar, geaccordeerd en nog niet gefactureerd zijn, en of ze allemaal bij dezelfde klant horen. De melding bij de actie vertelt welke voorwaarde niet klopt.

"Klant is nog niet gesynchroniseerd naar Stripe"

Een factuur gaat altijd naar een Stripe-customer. Synchroniseer eerst de klant (sla de klant op, of gebruik Synchroniseren naar Stripe vanuit het klantenoverzicht) en genereer daarna de factuur.

Uren krijgen geen factuurnummer

Het factuurnummer wordt pas teruggekoppeld zodra de factuur in Stripe definitief is gemaakt; een concept heeft nog geen nummer. Controleer ook of de Stripe-koppeling nog is ingeschakeld: de terugkoppeling werkt alleen bij een actieve koppeling.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik mijn secret key?

In je Stripe-dashboard onder Developers → API keys. Gebruik een secret key (begint met sk_live_… of sk_test_…), niet de publishable key.

Is mijn secret key veilig?

De sleutel wordt versleuteld opgeslagen en nooit leesbaar teruggestuurd naar je browser; in het formulier zie je hem gemaskeerd. Trek je de sleutel in via het Stripe-dashboard, dan stopt de koppeling direct met werken.

Worden bestaande gegevens in Stripe overschreven?

Nieuwe gegevens worden aangemaakt en bestaande, gekoppelde gegevens worden bijgewerkt. Facturen worden als concept aangemaakt, zodat je ze altijd eerst zelf kunt controleren voordat je ze finaliseert en verstuurt.

Kan ik kiezen welke gegevens automatisch worden gesynchroniseerd?

Ja. Via Automatische synchronisatie op de Stripe-kaart zet je de automatische synchronisatie per categorie (Klanten, Projecten) aan of uit. Handmatig synchroniseren via het Acties-menu blijft altijd mogelijk.

Wat gebeurt er als ik de integratie uitschakel?

De automatische synchronisatie en de terugkoppeling vanuit Stripe stoppen. Reeds doorgezette gegevens blijven in Stripe staan en de koppeling blijft bewaard, zodat je later weer kunt inschakelen zonder de sleutel opnieuw in te voeren.

Samenvatting

• De Stripe-integratie koppelt Triniti Calipso aan je eigen Stripe-account om je klanten te factureren op basis van geregistreerde uren.
• Je verbindt met een secret key uit je Stripe-dashboard; die wordt versleuteld opgeslagen.
• Klanten en projecten worden automatisch gesynchroniseerd als customers en producten, instelbaar per categorie.
• Via het Acties-menu synchroniseer je handmatig en maak je van geselecteerde uren een conceptfactuur in Stripe.
• Maak je de factuur in Stripe definitief, dan worden de werkuren in Triniti Calipso automatisch gemarkeerd als gefactureerd met het factuurnummer.
• Beheer, in- en uitschakelen en loskoppelen doe je onder Mijn account → Integraties.